إدارة وصول الضيوف

الضيوف زوار بلا حساب في الشركة — عميل أو مرشح لوظيفة أو شريك. يأخذك هذا الدرس في زيارة مكتب كاملة: تسمح بالضيوف، وتُنشئ رابط زائر مساحة العمل يحتاج إلى موافقتك، وتُدخل الزائر، وتتحدث معه، وتُنهي الزيارة، وتلغي الرابط. وفي النهاية يمكنك ترقية الضيف إلى موظف، وسترى كيف تدعو شخصاً إلى اجتماع واحد بدلاً من ذلك.

من يفعل ماذا#

لا يستطيع الموظف ولا الموظف بصلاحيات محدودة إنشاء روابط الضيوف. ويجب أيضاً أن يكون وصول الضيوف مشمولاً في خطتك — وهو مشمول خلال الوصول المبكر. وإن لم يكن كذلك فسترى دخول الضيوف غير مشمول في خطتك. ولأن الضيف الذي يدخل المكتب زائرُ مكتب، يجب أن تشمل خطتك أيضاً زوار المكتب (Basic أو Business أو Enterprise)، وتحتاج شركتك إلى تصاريح زوار: فإدخال ضيفك في الخطوة 4 يستخدم تصريحاً واحداً.

الخطوة 1: اسمح بالضيوف#

يبقى الضيوف متوقفين حتى يفعّلهم المالك أو المدير العام.

المفتاح نفسه موجود في إدارة الشركة › الصلاحيات › سياسات الضيوف. ويرى المدير الحالة دون الزر — وما دامت الضيوف غير مسموحين فاطلب ذلك من المالك أو المدير العام.

الخطوة 2: أنشئ رابط زائر مساحة العمل#

الخطوة 3: أرسل الرابط#

انسخ الرابط وأرسله إلى ضيفك بنفسك — بالبريد أو بالمحادثة أو بأي وسيلة تستخدمها. وإن أدخلت بريد الضيف (اختياري) وكان إرسال البريد مفعّلاً يرسله HyoNova بالبريد أيضاً، لكن تسليم البريد محدود خلال الوصول المبكر، لذا فإرساله بنفسك هو الطريقة الموثوقة.

الخطوة 4: وافق على زائرك#

يفتح ضيفك الرابط فيصل إلى الاستقبال، مرحباً بك في شركتك. يكتب اسمه، ويختار شخصية، ويقبل إشعار الخصوصية وشروط الزيارة، ثم يختار طلب الدخول. وينتظر الآن في صفحة بانتظارك في الاستقبال.

وافق عليه من أحد مكانين:

• في المكتب. تظهر شارة على الإشعارات في الشريط الجانبي الأيسر. افتحها: «الاسم يطلب دخول المكتب» مع موافقة ورفض. ويرى الطلبَ أيضاً المالكون والمديرون العامون الموجودون في المكتب.
• في مساحة عمل الشركة. افتح الإعدادات › مساحة العمل › زيارات الضيوف (أو إدارة الشركة › الأشخاص › الضيوف)، وصفِّ بـ بالانتظار، ثم اختر موافقة أو رفض. وتعرض إدارة الشركة › نظرة عامة عدد ضيوف بانتظار الدخول.

تستخدم الموافقة تصريح زائر واحداً. وإن لم يتبقَّ تصريح لا يُقبل الضيف وترى أن تصاريح الزوار مطلوبة. وتتحدث صفحة الضيف تلقائياً فيصل إلى المكتب مع وسم ضيف. وإن رفضت يرى رفض مضيفك.

الخطوة 5: تحدّث مع ضيفك وراسله#

• تحدّث بالاقتراب منه: يعمل الصوت المكاني بين القريبين، عندما يكون متاحاً لشركتك.
• راسل باختيار شخصيته ثم رسالة؛ فتُفتح المحادثة في المحادثات. ويراسلك ضيفك من الرسائل، حيث تظهر بصفة مضيفك.

لا يستطيع زائر مساحة العمل مراسلة أحد غيرك. وليراسل الضيف أعضاء آخرين، أنشئ الرابط مع أعضاء محددون تحت متقدم. ولا يستطيع أحد الاتصال بالضيف، ولا يستطيع الضيوف الاتصال بالأعضاء.

الخطوة 6: أنهِ الزيارة#

يستطيع ضيفك المغادرة عبر مغادرة. ولإنهاء الزيارة بنفسك:

الخطوة 7: ألغِ الرابط#

إنهاء الزيارة لا يوقف الرابط. وإن كانت زيارة لمرة واحدة فألغِه:

لا يمكن تمديد الرابط. وعندما يحتاج الضيف إلى العودة أنشئ رابطاً جديداً.

الخطوة 8 (اختيارية): رقِّ الضيف إلى موظف#

إن كان زائرك سينضم إلى الشركة، يستطيع المالك أو المدير العام تحويل الزيارة إلى عضوية.

الضيف الذي فتح الرابط وهو مسجّل الدخول بحساب HyoNova يصبح عضواً فوراً: تم. الضيف الآن عضو. وإلا يُنشئ HyoNova دعوة موظف: تم. أُنشئت دعوة؛ تبدأ العضوية عند قبولها. انسخ رابط الدعوة الظاهر في النافذة وأرسله بنفسك. وتستهلك الترقية مقعداً وتظهر في سجل التدقيق.

ادعُ شخصاً إلى اجتماع واحد#

حين يحتاج الزائر إلى محادثة واحدة فقط، فدعوة ضيف الاجتماع أبسط، وهي مجانية: فضيف الاجتماع لا يستخدم تصريح زائر أبداً. وهي أيضاً الطريقة العملية لإدخال شخص من الخارج إلى اجتماع اليوم، لأن شاشة الاجتماع لا تتضمن بعد زراً لمشاركة اجتماع مع ضيف المكتب.

ينضم الضيف والميكروفون والكاميرا مغلقان، ولا يرى إلا ذلك الاجتماع. وتعتمد الاجتماعات على خدمة الوسائط التي يوفرها HyoNova. راجع أدِر اجتماعك الأول.

أوقف السماح بالضيوف#

عندما لا تعود تريد زواراً — في نهاية فعالية مثلاً — يختار المالك أو المدير العام إيقاف السماح بالضيوف في الإعدادات › مساحة العمل › الضيوف في عوالم المكاتب (أو سياسات الضيوف). يُخرج كل ضيف موجود في مكاتبك، وتتوقف روابط الضيوف عن العمل حتى يُسمح بالضيوف مجدداً. ومن يفتح رابطاً يرى زيارات الضيوف غير متاحة لهذه الشركة حالياً.

ما لا يعمل بعد#

صفحات ذات صلة#

• الضيوف وروابط الضيوف — المرجع الكامل.
• حل مشكلات دخول الضيوف — روابط لا تُفتح، وزوار ينتظرون، ودعوات لا تصل.