إرسال مستند للتوقيع

تواقيع إلكترونية بسيطة مدعومة بسجل أدلة؛ وليست توقيعاً إلكترونياً مؤهلاً (QES) أو متقدماً.

هذا الدليل لمن يرسلون المستندات للتوقيع. يتطلب الإرسال صلاحية إنشاء طلبات التوقيع، وهي افتراضياً لدى المالك والمدير العام والمدير. ويمكن لشركتك أيضاً قصر الإرسال على مسؤولي التوقيع من إعدادات التوقيع.

ابدأ طلباً#

اختر إحدى الطرق التالية:

• التوقيع › طلب توقيع جديد في الشريط الجانبي.
• جديد › طلب توقيع من أي مكان في مساحة العمل.
• إرسال للتوقيع على ملف PDF في الملفات، فيُضاف الملف تلقائياً.
• استخدام القالب على أحد القوالب في التوقيع › القوالب.

يُجهَّز الطلب في خمس خطوات: المستندات والمستلمون والتجهيز والأمان والمراجعة. ويمكنك اختيار حفظ المسودة في أي وقت؛ فتظهر المسودات ضمن المسودات وتتابع العمل عليها بـمتابعة التجهيز.

أضف المستندات#

في المستندات اكتب عنوان الاتفاقية، ثم اختر رفع ملف PDF أو اختيار من ملفات HyoNova. يمكنك إضافة عدة ملفات PDF وتغيير ترتيبها بـنقل للأعلى ونقل للأسفل.

وإذا رُفض الملف يوضّح التوقيع السبب، مثل: ملف PDF هذا محمي بكلمة مرور. أزل الحماية وارفعه مجدداً. أو تعذّرت قراءة ملف PDF. صدّره مجدداً من التطبيق الأصلي.

أضف المستلمين#

في المستلمون اختر إضافة مستلم، ثم إما عضو في الشركة أو شخص من خارج الشركة مع الاسم والبريد الإلكتروني. يوقّع المستلمون من خارج الشركة دون حساب في HyoNova.

وحدّد لكل مستلم الدور:

ويحتاج كل طلب إلى موقِّع أو معتمِد أو مطّلع واحد على الأقل.

ترتيب التوقيع#

ترتيب التوقيع رقم لكل مستلم. المستلمون بالرقم نفسه يوقّعون بالتوازي، والأرقام الأعلى تنتظر حتى ينتهي كل من يحمل رقماً أدنى. أعطِ الجميع الرقم 1 لترسل إليهم دفعة واحدة، أو 1 و2 و3 لتسلسل صارم. والمستلم الذي لم يحن دوره يرى: لم يحن دورك بعد. ستصلك رسالة عندما يحين.

ويمكنك كذلك اختيار اللغة لكل مستلم — العربية أو الإنجليزية — لرسائله وصفحة التوقيع.

ضع الحقول#

في التجهيز يعرض محرّر الحقول صفحات مستنداتك مع صور مصغّرة للصفحات.

لا تُخصّص الحقول إلا للموقّعين والمعتمِدين، ويجب أن يتبع كل حقل مستلماً.

اختر الأمان ومدة الصلاحية والتذكيرات#

في الأمان:

• التحقق من المستلم يحدد كيف يُثبت المستلم من خارج الشركة هويته قبل رؤية المستندات:
  • رابط آمن — فتح الرابط الشخصي من بريده.
  • رابط آمن + رمز عبر البريد — الرابط، إضافة إلى رمز لمرة واحدة يُرسل إلى عنوان البريد نفسه.

  لا تتحقق أيّ من الطريقتين من الهوية الحكومية. أما أعضاء الشركة الذين يوقّعون داخل مساحة العمل فيُسجَّل أنهم وقّعوا بحسابهم في HyoNova.

• تنتهي الصلاحية بعد (أيام) — من يوم واحد إلى 365 يوماً. وتُحدَّد القيمة الافتراضية للشركة في إعدادات التوقيع.
• التذكيرات — أول تذكير بعد (أيام، 0 = بلا تذكير) والتكرار كل (أيام) والحد الأقصى للتذكيرات. ولا تُرسل التذكيرات إلا إلى المستلمين الذين حان دورهم ولم ينتهوا.
• موضوع البريد ورسالة إلى المستلمين اختياريان ويظهران في الدعوة.

راجع وأرسل#

تعرض المراجعة المستندات والمستلمين وترتيب التوقيع وعدد الحقول الإلزامية. اختر إرسال للتوقيع. ومن هذه اللحظة تُجمَّد المستندات والحقول وترتيب التوقيع.

ويرفض التوقيع الإرسال برسالة واضحة إذا نقص شيء — مثل يحتاج كل موقِّع إلى حقل توقيع واحد على الأقل. — أو إذا بلغت الحد الشهري لخطتك.

القوالب#

يحتفظ القالب بمستندات وأدوار مستلمين وحقول قابلة لإعادة الاستخدام.

• أنشئ قالباً. افتح طلباً مجهّزاً واختر حفظ كقالب.
• استخدم قالباً. في التوقيع › القوالب اختر استخدام القالب، ثم حدّد شخصاً حقيقياً لكل دور. يُنشئ استخدام القالب مسودة جديدة يمكنك تعديلها.
• أدر القوالب. إعادة تسمية أو حذف القالب. ولا يغيّر تعديل القالب أي طلب أُرسل.

قد تحدّ خطتك عدد القوالب النشطة.

أدر الطلبات#

تعرض التوقيع › نظرة عامة ما هو بانتظاري وبانتظار الآخرين والمسودات ومكتملة هذا الشهر وتنتهي قريباً. وتسرد المستندات كل اتفاقية تستطيع رؤيتها، مع البحث والتصفية حسب الحالة.

افتح طلباً لترى مستلميه وتقدّمهم، والتسليم والسجل والأدلة والسجلات المرتبطة. وبحسب حالته تستطيع:

انتظر دقيقة بين إعادتي إرسال إلى المستلم نفسه. ويستطيع المسؤولون إيقاف نسخ روابط التوقيع.

حالات التسليم#

صفحات ذات صلة#

• توقيع مستند — ما يراه مستلموك.
• الأدلة والتحقق — ما تحصل عليه عندما يوقّع الجميع.
• إعدادات التوقيع والأدلة — قواعد الشركة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها.